Gesetzeskonforme und flexible Zeiterfassung online

Arbeitszeiterfassung: Ist sie rechtlich verpflichtend?

Trotz des EuGH Urteils sind sich nicht alle Juristen einig, ob das Gesetz derzeit Bestand hat. Diese Unsicherheit auf juristischer Seite wirft auch in Unternehmen die Frage auf, ob tatsächlich die gesamte Arbeitszeit dokumentiert werden muss.

Der Grund für diese neue Pflicht ist es, die Pausenzeiten und die Höchstarbeitszeiten im Zweifelsfall prüfen zu können. So gilt beispielsweise eine Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche sowie eine wöchentliche Ruhezeit. Beide sich wichtig um den Gesundheitsschutz, den die EU-Arbeitszeitrichtlinien bezwecken, gewährleisten zu können.

Eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit ist nicht immer einfach

Selbst mit einer Online Zeiterfassung ist die Aufgabe für Arbeitnehmer nicht immer einfach. Denn mit dem EuGH Urteil muss nachgewiesen werden, dass Arbeitgeber und Mitarbeiter die rechtlichen Vorschriften einhalten. Besonders schwierig gestaltet sich dabei die Erfassung von Pausen und von Überstunden.

Ein wichtiges Projekt muss dringend fertig werden? Ein Termin verhindert die Mittagspause nach 6 Stunden? In solchen Fällen stößt die allgemeine Zeiterfassung schnell an ihre Grenzen. Das Ergebnis: Die Zeiten werden von den Mitarbeitern nicht so sauber dokumentiert wie eigentlich notwendig.

Diesen Problemen wollte der Europäische Gerichtshof durch verlässliche und zugängliche Systeme entgegenwirken. So sollten die Lösungen zur Online Zeiterfassung beispielsweise als mobile Variante zur Verfügung stehen, wenn sich die Mitarbeiter oftmals im Außendienst befinden.

Welche Vorgaben muss das Zeiterfassungssystem erfüllen?

Damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen können, muss die Software bestimmte Kriterien erfüllen. Auf welches Tool die Wahl fällt, bleibt den Unternehmen überlassen. Wichtig ist, dass es seinen Zweck sicher und zuverlässig erfüllen kann. Dazu gehört:

- Nachweisen, dass vom Arbeitnehmer die Höchstarbeitszeit nicht überschritten wird.
- Prüfen, ob von dem Mitarbeiter ausreichend gültige Pausenzeiten gebucht wurden.
- Die Einhaltung der Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn sicherstellen.

In Bezug auf Ruhezeiten gilt generell, dass sie mindestens 11 Stunden am Stück betragen müssen. Eine gestaffelte Zeit ist demnach nicht gültig. Allerdings dienen diese Angaben als Rahmenlinien, die in dringenden Situationen kurzzeitig außer Kraft gehoben werden können. Dazu gehört beispielsweise wichtige Projektarbeit, während der die maximale tägliche Arbeitsdauer temporär erhöht werden darf. Dennoch muss den Buchungen zu entnehmen sein, dass es sich tatsächlich um einen vorübergehenden Zustand und nicht um die Regel handelt.

Ob dabei eine analoge Stempeluhr oder eine digitale Software für die Online Zeiterfassung zum Einsatz kommen, spielt keine Rolle. Selbst ein händisch ausgefüllter Stundenzettel wird akzeptiert.

Arbeitszeiten abrunden: Ist das rechtlich möglich?

Die Arbeitszeit im Zweifelsfall abzurunden ist rechtlich nicht zulässig. Der Grund dafür ist, dass diese neue Regelung die Arbeitnehmer schützen soll. Arbeitet ein Mitarbeiter regelmäßig 10 Minuten länger als offiziell erlaubt, summieren sich diese wenigen Minuten bereits nach kurzer Zeit auf. Wer an dieser Stelle die Zeit abrundet, definiert also eigene Grenzen für die Höchstarbeitszeit, die es rechtlich zu verhindern gilt.

Zeiten vom Stundenkonto streichen ist nicht möglich

Selbst nach einer vertraglich festgelegten Zeit ist es rechtlich gesehen nicht möglich, einmal erfasste Stunden zu löschen. Selbst dann, wenn laut Vertrag ein geltendgemachter Anspruch verfallen mag, ist das bei dem Arbeitszeitkonto nicht der Fall. Das bedeutet: Sobald der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber die Zeiten mitgeteilt hat, sind sie unveränderbar. Lediglich eine gültige Regelung im Tarif- oder Arbeitsvertrag kann dieses Vorgehen ermöglichen.

Welchen Einfluss hat die Zeiterfassung auf Überstunden?

Die neue Regelung der systematischen Zeiterfassung kann sich durchaus auf die Vergütungsansprüche der Mitarbeiter auswirken. Sollte vertraglich keine Regelung festgelegt sein, müssen diese ausgezahlt werden. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine gewisse monatliche Gehaltsgrenze nicht überschreitet. Wichtig dabei: Der Arbeitgeber muss diese Mehrarbeit entweder veranlasst haben oder sie billigen.

In einem solchen Fall gilt die Darlegungslast. Das bedeutet, der Arbeitnehmer muss nachweisen, wann er die reklamierten Stunden gearbeitet hat. Spezielle Eigenaufzeichnungen sind in diesem Fall nicht notwendig, solange ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung steht.